Cómo hacer una factura – Tutorial paso a paso

La factura es un documento básico que documenta las transacciones comerciales y que, por tanto, como autónomos o empresarios tenemos que hacer.

Tipos de facturas que puedes hacer

Cuando prepares las facturas de tu empresa, has de saber que existen distintos tipos, que se clasifican en función de su contenido, de su forma, de los requisitos que contiene o del medio para su transmisión:

La clasificación por contenido:

1. Factura ordinaria: documentan la operación comercial

2. Factura rectificativa: corrigen errores de una o más facturas anteriores, también documentan devoluciones.

3. Recapitulativas: son agrupaciones de varias facturas

En función de la forma:

1. Pro-forma: incluyen la información de la oferta, no tienen valor contable.

2. Copia

3. Duplicado: se emite en caso de que el receptor haya perdido la original. Lleva los mismos datos.

Según los requisitos:

1. Completa

2. Simplificada

3. Documentos que sustituyen a las facturas

En función del canal o medio de transmisión:

1. Impresa o tradicional

2. Electrónica

Contenido de las facturas

En las facturas has de incluir toda una serie de datos de forma obligatoria, independientemente de su estilo que utilices.

1. Datos del emisor (datos de la empresa o autónomo que la emite)

2. Datos del receptor (datos de la empresa o persona física que adquiere el producto o servicio)

3. Número de factura

4. Fecha de emisión

5. Importe: se indica la base imponible, a la que hay que sumarle el tipo de IVA que le corresponda y, en caso de personas físicas o rentas de alquiler, hay que restarle el IRPF. Después se especifica el total. Tanto el importe de IVA como el del IRPF han aparecer detallados.

6. Concepto de la factura, especificar el producto o servicio por el que se realiza la factura.

7. Forma de pago: si se opta por la domiciliación bancaria, hay que incluir el número de cuenta completo para el ingreso

El software como herramienta de gestión

Hasta que se generalizó el uso de la tecnología de la información, los empresarios preparaban sus facturas a mano y después la información la incluían en los libros de contabilidad. Con la llegada del Excel, el sistema se automatizó un poco más gracias a la implantación de fórmulas que agilizaban el proceso.

Sin embargo, han sido los programas informáticos de gestión los que han optimizado la administración de las empresas. Hoy en día, existe software de gestión diseñado para pequeñas empresas y autónomos que es sencillo de utilizar a la par que práctico. Por ejemplo, gestiona bien tu empresa con este software que simplifica tareas como la emisión de facturas.

Se trata de sistemas que se almacenan en la nube, por lo que te permiten una gran conectividad, ya que puedes acceder a ellos desde cualquier parte del mundo, cuando quieras y como quieras.

Este tipo de sistemas ya integran programas de contabilidad, lo que nos permite emitir facturas sin olvidarnos de nada, de forma sencilla y automática. No hay que ser experto en contabilidad y finanzas para poder utilizarlo, ni tampoco estar pendiente de la fecha, numeración y otros datos, puesto que todas esas prestaciones están incluidas.

 El objetivo es facilitarnos el trabajo a los empresarios para que podamos llevar un mayor control y gestionar bien nuestra empresa.

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Rober

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